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Organisation de mes documents numériques

Dans cet article, j’ai essayé de vous résumer comment j’organise mes documents et dossiers numériques

Je vous présente ci-dessous mes différents outils :

  • Le dossier Ecole sur mon PC (et sur ma clé USB)
  • Mes favoris sur Google
  • Le Drive
  • Discord

Le dossier Ecole sur mon PC

On attaque avec le plus simple et ce que tout le monde a ! Chaque année, je crée un nouveau dossier pour l’année qui va débuter. J’archive les années précédentes dans un autre dossier. 

Ah, et j’utilise un logiciel pour synchroniser le dossier Ecole sur mon PC et celui sur ma clé USB. C’est gratuit (une version payante existe) et ça s’appelle AOMEI. J’ai opté pour l’option suivante : chaque jour à 18h, quand ma clé USB est branchée à mon PC, ça synchronise automatiquement les nouveautés sur la clé. 

Ça se présente toujours plus ou moins de la même façon, voici donc ma version 2020 : 

Mes favoris sur Google

J’aborde à présent un sujet qui ne concernera pas tout le monde. J’ai la chance d’avoir un TBI en classe, et j’utilise donc beaucoup le numérique pour projeter des images, des vidéos, etc. 

Toutes ces ressources sont rangées et organisées dans mes favoris Google. J’y range mes vidéos d’anglais et de musique à l’année, les manuels numériques « vidéoprojectables », pas mal de petites vidéos sur Lumni que j’aime beaucoup, les Fondamentaux de Canopé, des cartes du monde et de France, des jeux, etc. 

Je me connecte donc sur l’ordinateur du TBI à un compte Google, où chaque favori correspond à une discipline. Ça me permet d’avoir tout sous la main, sans chercher pendant 10 minutes une vidéo ou un document. 

PS : J’utilise bien sûr AdBlock en classe. Que ce soit bien ou mal de bloquer les publicités d’un point de vue « éthique », ce n’est pas la question. C’est nécessaire pour « protéger » les élèves lorsqu’on navigue sur internet. 

Exemple : l'onglet de mes rituels
Exemple : mes vidéos en anglais (et dans l'ordre, s'il vous plaît 😉 )

Le Drive

En 2016, il m’est arrivé un gros souci. Mon chat a renversé de l’eau sur mon ordinateur, ce qui a instantanément grillé tous ses composants. Impossible d’allumer le PC, et impossible de récupérer mes documents. J’ai donc tout perdu. 

Pour éviter que cela ne se reproduise, j’utilise le Drive de Google. A priori, tout le monde connait ! C’est un service de stockage de documents en ligne, géré par Google. Il suffit de déposer vos documents sur le Drive pour qu’ils soient conservés sur internet (et comme ça, même si votre PC vous lâche, vous ne perdez rien 🙂 ).

Sauf que déposer des dossiers un à un, les mettre à jour régulièrement, etc., c’est un enfer ! J’ai donc opté pour une solution que je trouve très efficace ! 

Il s’agit d’un petit logiciel qui importe et stocke automatiquement vos dossiers sur le Drive. Il se nomme Backup and Sync

Je vous explique son fonctionnement très simple ci-dessous : 

  • Vous le téléchargez
  • Vous entrez l’adresse mail de votre compte Google
  • Vous choisissez quels dossiers doivent être automatiquement sauvegardés sur le Cloud : j’ai des dossiers « perso » et mes dossiers d’école.
  • C’est tout !

Ça sauvegarde automatiquement sur le Drive, parfait, mais comment retrouver les documents en question ? 

Sur votre navigateur, vous accédez à votre Drive (se connecter à votre compte Google) et tous vos dossiers sont rangés là ! N’oubliez pas de mettre votre Drive en favori quelque part pour le retrouver rapidement. Je l’utilise en classe quand j’ai oublié ma clé USB. 😉

De mémoire, les dossiers sauvegardés automatiquement grâce à Backup and Sync apparaissent dans l’onglet « Ordinateur » sur le Drive. 

La version gratuite du Drive offre 15 Go. Personnellement, j’atteins difficilement les 13 Go. Je n’ai donc jamais eu besoin d’acheter une version payante. 

Tableau de bord du dossier de ma classe synchronisé sur le Drive grâce à Backup and Sync
Mon dossier "Rituels" avec les différents documents à portée de main 😉
Présentation du Drive par Google
Les tarifs si vous avez besoin de beaucoup de place

Discord

On termine avec mon petit délire. 😉

Dans la classe, on a souvent besoin de toute une série de documents vierges à photocopier. Il y a les PPRE, les autorisations d’APC, les demandes RASED, etc. Mais il y a aussi les documents et infos pratiques, comme le tableau des services, le projet d’école, le PEDT, les codes pour passer commande, le numéro de téléphone de l’école, les dates importantes de l’année, etc. 

Ces documents et infos sont souvent éparpillés à droite et à gauche : sur le site de la DSDEN, sur le site de la circo, dans le bureau de la direction, dans le classeur du remplaçant, sur votre clé USB ou sur un Drive, etc. 

Bref, tout ça me perd un peu. L’année dernière, j’ai crée un Discord qui me permet de rassembler absolument tous ces docs au même endroit. 

Discord, à la base, c’est un logiciel gratuit de voIP pour gamers. C’est-à-dire, une plateforme où les gens qui jouent aux jeux vidéo se retrouvent pour discuter en vocal ou à l’écrit. Discord a l’avantage d’être un mélange entre TeamSpeak, Mumble (d’autres voIP), un forum, Skype et Messenger. Il fait tout !

Je l’utilise tout les jours pour les jeux-vidéos, mais au travail, il m’est d’une utilité toute autre.

Déjà, je l’utilise parce que Discord est privé. Ce qui signifie qu’il faut un lien pour y accéder. C’est moi qui choisis qui peut avoir accès à cette plateforme (je compte d’ailleurs fournir le lien aux remplaçants pour ma classe, et certains collègues l’ont aussi).

Par contre, si vous l’utilisez vous le savez sûrement, mais Discord n’est en aucun cas sponsorisé par l’EN, donc ne postez JAMAIS aucune info ou photo concernant les élèves : rien du tout ! Le site a beau être privé, c’est comme What’s App et autres (que certains collègues utilisent à tord et à travers, en s’envoyant des photos d’élèves alors que Facebook les revend pour de la pub). Une fois encore, c’est simplement pour grouper des infos et des documents disponibles un peu partout. 

Trêve de bavardages, je vous montre :

La page des infos générales sur l'école
Toutes les infos et les docs de ma circo sur l'absence des PE
Toutes les infos et les docs de mon école sur les APC

Pour résumer Discord :

  • Permet de stocker des images, des documents (tous formats)
  • J’utilise l’application sur mon téléphone pour avoir vraiment tout à portée de main
  • J’utilise aussi la version logiciel sur mon PC et le PC de ma classe pour imprimer directement les docs via Discord
  • C’est gratuit, mais ne postez rien de « perso » sur vos élèves !
  • Ça peut être un excellent moyen de communiquer avec les remplaçants
  • Il faut simplement entrer une adresse mail pour accéder à la plateforme Discord 

J’ai déjà imaginé Discord comme un support plus « large » qui pourrait être utilisé à l’échelle d’une école (comme certaines écoles le font déjà avec What’s App). 

  • On peut ajouter des canaux vocaux pour des réunions à distance, par exemple
  • Plus besoin de chercher dans le bazar du webmail académique pour trouver les infos sur vos sorties à la piscine, un canal « Piscine CP » peut être crée avec toutes les infos et les documents utiles au cycle ! (Je le fais déjà juste pour moi, et c’est pratique :p)
  • Il y a une messagerie, comme Messenger ou What’s App, qui permet d’envoyer des messages privés ou des messages de groupes
  • Il y a des fonctionnalités géniales, comme le fait d’assigner des rôles à chaque personne sur le Discord. Pourquoi pas un rôle spécifique pour les PE élémentaire, les PE maternelle, le directeur, les ATSEM, les AESH, etc. Chaque rôle débloque des canaux et des autorisations spécifiques
  • Ça peut être un lieu d’échange pédagogique ou juste de blabla entre collègues
  • Pour les collègues de niveaux et de cycles qui travaillent ensemble, permet de s’envoyer tous les docs / les fiches / les progressions, et d’en garder une trace d’année en année 

Bref, je m’emballe un peu là ! 😉

C’est la fin de cet article, en espérant vous avoir éclairé (même si mes explications sont parfois un peu *hein?*, sorry 😉 ). 

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